10 Reasons You Should Switch To Zoho Books

You  can’t  manage  a  business  if  you  don’t  know  how  much  money  comes  in  and  goes  out.  Therefore,  an  effective  accounting  department  is  essential  to  every  successful  business.

After  all,  you  select  a  billing  system  to  keep  track  of  all  financial  transactions  and  aid  in  organizing  your  primary  business  activities.  Naturally,  therefore,  you  must  choose  reliable  bookkeeping  software.

Is  Zoho  accounting  software  the  best  option  for  your  company?  This  article  delves  into  the  platform’s  fundamentals,  features,  benefits,  and  drawbacks.  So  you  make  a  decision  that  considers  as  many  factors  as  possible.

What  Are  Zoho  Books?

Accounting  software  from  Zoho  is  a  web-based  option  for  companies  and  accountants  that  is  affordable  and  user-friendly  for  small  and  medium-sized  organizations.  All  of  your  essentials  are  covered  by  this  cloud-based  software.  In  addition  to  smoothly  connecting  with  other  Zoho  products,  it  also  does  a  good  job  of  doing  so  with  external  platforms  that  add  to  and  increase  its  adaptability.

It  is  sometimes  referred  to  as  an  easy-to-use  system  that  requires  no  training  and  a  smart,  professional  invoicing  solution  that  enables  businesses  to  accept  and  process  online  payments  quickly  and  conveniently.  As  a  result,  Zoho  Books  facilitates  time  and  money  savings.

With  Zoho  Books,  you  can  utilize  their  mobile  accounting  software  for  iOS  or  Android  and  access  your  account  from  any  location  with  an  internet  connection.  Due  to  its  robust  inventory  management  and  sales  features,  it  is  appropriate  for  companies  selling  real  goods.

Let’s  examine  the  Zoho  Books  features,  costs,  and  benefits  to  see  whether  the  bookkeeping  software  is  a  good  fit  for  your  company.

Features  of  Zoho  Book  Software

All  the  necessary  tools  are  included  in  Zoho  Books  to  assist  SMBs  and  SEMs  in  streamlining  and  managing  their  financial  and  accounting  processes.  The  specific  ones  are  listed  below:

●  Banking

Connect  one  or  more  bank  accounts  to  Zoho  Books  to  automatically  import  transactions,  classify  them,  view  all  account  activity  on  your  dashboard,  and  use  the  best  match  feature  to  speed  up  reconciliation.

●  Security

If  your  login  information  is  kept  private,  Zoho  Books  stores  all  of  your  sensitive  information  in  the  cloud,  which  is  the  safest  place  to  keep  it.  When  you  browse  Zoho  Books,  it  repeatedly  requests  your  login  information  and  notifies  you  if  you  have  logged  in  from  a  different  location.

●  VAT  Returns  Report

Zoho  Book  will  make  filing  the  return  easy;  you  only  have  to  enable  the  tax  and  enter  all  important  tax  details  in  Zoho  Book.  For  example,  suppose  you  record  all  of  your  incomes  in  accordance  with  the  TAX  compliance  in  Zoho  Books.  It  will  provide  you  with  a  complete  return  report  under  the  form  established  by  the  government.

●  Bills

You  can  easily  create  and  import  bills  from  your  system  using  Zoho  Books’  Bills  tool.  Bills  can  include  notes,  be  linked  to  a  vendor,  and  more.  For  purchases  that  take  place  regularly,  the  system  also  allows  you  to  set  recurring  bills.  In  Zoho,  bills  can  be  altered,  downloaded,  printed,  and  saved.

●  Inventory  Control

Zoho  Books  is  the  finest  platform  for  managing  and  tracking  inventories.  Your  inventory  can  be  meticulously  organized.  Purchase  orders  can  be  automatically  issued  to  suppliers  anytime  you  have  less  inventory  by  setting  your  reorder  thresholds.  In  addition,  you  may  easily  set  up  reports  to  see  your  inventory  status  and  obtain  inventory  information.

●  Automate  Payment  Reminders  

You  can  set  up  several  emails  to  be  delivered  at  various  times  and  schedule  email  reminders  for  payments.  For  example,  you  can  include  and  send  a  payment  reminder  email  before  the  invoice  is  due,  a  second  reminder  on  the  due  date,  and  a  third  reminder  if  the  customer  hasn’t  paid  after  a  week.

●  Projects

Basic  project  management  features,  such  as  time  tracking,  are  included  in  Zoho  Books.  In  Zoho  Books,  creating  a  project  is  just  as  simple.  A  project  may  have  a  name,  a  description,  a  customer  attached  to  it,  a  billing  procedure,  a  spending  plan,  and  project  tasks.  An  invoice  can  be  created  by  designating  a  Project  work  as  billable.

●  Invoicing

You  can  begin  turning  your  sale  orders  into  invoices,  update  the  invoice,  and  reorder  the  items  on  the  invoice.  Additionally,  you  can  accept  all  payments  online,  by  check,  or  in  cash.  Make  recurring  invoices  and  get  paid  in  several  currencies.  The  program  works  to  support  the  audit  trail  so  that  you  can  see  which  transactions  are  related,  recognize  the  users  who  generated  or  modified  them,  and  know  the  date  and  time  of  the  modification.

Price  Plans  Of  Zoho  Book  Software

Zoho  Books  provides  fantastic  service  at  excellent  prices.  There  are  four  fundamental  pricing  plans:

·  Free:  1  user  +  1  accountant  for  companies  with  annual  revenues  under  $50,000

·  Basic:  50  contacts,  3  users,  and  5  workflows;  $15  per  month.

·  Standard:  500  contacts,  5  users,  and  10  workflows;  $40  per  month

·  Professional:  10  users,  10  workflows,  and  more  than  500  contacts;  $60  per  month)  

Although  monthly  payments  are  required,  a  discount  is  available  if  you  sign  up  for  a  full  year.  You  can  stop  using  it  anytime,  even  for  a  year  (year-long  users  can  receive  a  prorated  refund).

The  costs  prominently  shown  on  the  Zoho  Books  website  are  for  the  Global  plan.  You  must  switch  to  the  US  plan  for  higher  prices  within  the  United  States.

Even  those  on  a  strict  budget  can  easily  afford  the  price  points.  Although  the  Basic  plan  has  sufficient  functionality  for  practical  use,  you  can  start  at  that  level  and  go  up  as  your  business  develops.

Extra  Costs

There  are  a  few  extra  expenses  to  be  aware  of  when  purchasing  Zoho  Books:

Additional  Users:  Monthly  fees  for  additional  users  are  $3  per  user  or  $2.50  per  user  when  billed  annually.

Auto  scans:  With  the  help  of  the  auto-scan  feature,  you  may  upload  and  store  receipts  and  other  documents  in  Zoho  Books.  You  can  now  buy  50  auto  scans  for  $8/month,  thanks  to  a  price  reduction  by  Zoho.

Snail  Mail  Credits:  If  you  buy  snail  mail  credits,  you  can  use  Zoho  Books  to  send  invoices  and  estimates  by  mail.  The  cost  is  $2/credit.  For  US  mail,  one  credit  is  needed;  for  international  mail,  two  credits  are  needed.

Note:  Users  of  Zoho  Books’  free  plan  cannot,  regrettably,  add-ons  like  more  users.

Advantages  and  Disadvantages  Of  Zoho  Books


●  Affordable  price:  In  addition  to  four  plans  with  amazing  capabilities,  Zoho  Books  also  provides  a  free  plan  comparable  to  some  of  the  paid  tiers  offered  by  rivals.  The  Free  plan  is  a  fantastic  choice  for  individuals  who  are  just  starting  a  business  and  don’t  want  to  invest  in  any  expensive  solution.

●  No  installation:  As  everyone  knows,  standard  accounting  software  must  be  installed  on  a  system  or  PC.  Users  may  search  the  Zoho  books  from  any  browser  and  log  in  to  an  account,  though,  as  the  software  is  cloud-based.

●  Mobile  apps:  The  Zoho  mobile  app  contains  essential  functions  like  time  tracking,  billing,  banking,  and  purchase  order  monitoring.  Therefore,  you  can  work  with  your  staff  or  accountants  wherever  you  are.

●  Customer  service:  excellent  customer  service:  is  available  from  Zoho  Books  via  chat,  voicemail,  or  email.  You  can  also  access  a  knowledge  base,  blogs,  forums,  and  weekly  webinars.


●  Difficult  to  use:  Books  are  a  little  challenging  to  learn  how  to  use,  making  them  an  undesirable  alternative  for  businesses  that  need  to  launch  rapidly.  However,  this  shouldn’t  be  a  problem  if  you  have  the  time  to  grasp  the  software’s  full  capabilities.

●  User  restrictions:  Even  though  you  have  a  choice  of  four  plans,  each  has  a  cap  on  the  number  of  users  you  can  have.  More  users  can  be  added  to  your  price  plan,  but  it  will  cost  more.  Xero  and  Wave,  competitors  of  Zoho  Books,  permit  an  unlimited  number  of  users.

●  No  payroll  services:  While  Zoho  Book  offers  1099  monitoring  and  filling  capabilities,  the  platform  lacks  more  sophisticated  tax  or  payroll  functions.  However,  a  Sure  Payroll  integration  is  supported  by  the  accounting  program.

Who  May  Use  Zoho  Books?

Zoho  Books  is  the  right  choice  if  you’re  a  business  owner,  a  freelancer,  or  just  setting  up.  This  accounting  software  functions  especially  effectively  if  you  have  inventory  to  manage  because  it  is  built  with  a  broad  number  of  comprehensive  capabilities.  The  application’s  only  drawback  is  that  it  does  not  integrate  with  a  payroll  program,  which  can  add  to  your  workload  if  you  have  employees  to  pay.

Zoho  Books  Usage

Utilizing  Zoho  Books  is  simple  to  do.  While  the  initial  setup,  you  will  be  required  to  enter  information  about  your  company.  Details  and  types  of  the  industry  are  included.  Then,  if  you  sell  outside  of  your  home  state,  it’s  a  good  idea  to  connect  to  Avalara  rather  than  adding  tax  information.

Next,  choose  the  various  modules  you  wish  to  use  in  your  company.  Any  data  you  entered  during  setup  can  be  changed  at  any  time.  Additionally,  you  can  configure  your  bank  feed,  chart  of  accounts,  and  opening  balances.

Customer  Support

Users  can  contact  Zoho  Books  support  by  phone,  email,  and  live  web  chat  whenever  they  need  assistance:

●  Phone:  Call  Zoho  Book  to  get  in  touch  with  them.  There  are  seldom  wait  times,  and  staff  members  are  often  helpful.   

●  Email:  For  assistance,  you  can  also  email  Zoho  Book.

●  Live  Chat:  The  Zoho  Book  website  and  the  software  have  a  live  chat  facility  for  quick  responses.  The  responses  are  quick,  concise,  and  well-written.

●  Contact  Form:  A  support  form  is  also  available  online.  Compared  to  the  last  time  we  examined  this  program,  this  service  is  significantly  more  actively  maintained.

Additionally,  it  contains  extensive  help  pages  so  that  you  may  master  the  system  on  your  own.  You  can  contact  Zoho  Books  customer  support  by  clicking  the  question  mark  in  the  top  right  corner  of  the  dashboard.  Finally,  the  demo  option  enables  you  to  familiarise  yourself  with  the  platform  before  actually  adopting  it.

If  you  have  a  less  urgent  question,  you  can  ask  skilled  admins  for  assistance  or  wait  for  official  support  response.

Bottom  Line:  Are  Zoho  Books  Right  For  You?

If  you  are  looking  for  an  effective,  comprehensive  piece  of  business  finance  software,  Zoho  Books  unquestionably  fits  the  bill.  Zoho  Books  is  crammed  with  capabilities  for  a  fraction  of  the  price  of  its  rivals.  Zoho  Books  is  simple  and  has  everything  you  need  to  balance  your  company’s  books.  You  may  automate  and  manage  your  bookkeeping  and  accounting  duties  with  the  help  of  Zoho  Books,  which  has  three  subscription  tiers.

It  is  controlled  from  anywhere  in  the  world.  It  encourages  people  to  conduct  intelligent  work  rather  than  laborious  work  because  it  saves  time  and  lightens  the  workload.  If  your  company  is  tiny  or  medium-sized,  you’ll  probably  discover  a  plan  that  suits  your  needs.  However,  you  may  look  for  an  alternative  to  Zoho  Books’  accounting  solution  if  you  have  a  larger  firm  that  user  limits  can’t  constrain,  needs  payroll  capabilities,  or  needs  more  integration  possibilities. 

You  will  have  a  tonne  of  extra  time  after  your  accounting  tasks  are  automated.  Imagine  the  anxiety  associated  with  managing  your  finances,  including  bank  reconciliations,  tracking  your  income  and  expenses,  and  much  more.  That  burden  will  be  reduced  significantly  by  Zoho  Books.

But  ultimately,  the  best  way  to  decide  which  accounting  solution  would  work  for  your  company  is  to  investigate  and  examine  these  various  platforms.  Additionally,  you  can  benefit  from  Zoho  Books’  14-day  free  trial  to  better  understand  how  this  choice  might  or  might  not  suit  your  particular  requirements.

Subscribe Our Newslater

Get The Latest Update

Absoft IT Solutions based in Gurgaon India is the current best digital company in India entailing software development services having a variety of Clients.

Absoft IT Solutions Pvt Ltd.
Allright Reserved - Made with ❤️ in 🇮🇳